Necessario l’accordo sindacale per i sistemi di geolocalizzazione.
Paolo Pizzuti
Per garantire la riservatezza dei dipendenti, i controlli a distanza attuati tramite sistemi di geolocalizzazione devono essere autorizzati dall’accordo sindacale, come previsto dallo Statuto dei Lavoratori (art. 4, su cui v. I controlli a distanza del datore di lavoro, Monotema n. 1/2016, in questo sito).
Lo ha stabilito il Garante della privacy (Newsletter 21 aprile 2017, n. 427) in merito alla richiesta di verifica preliminare presentata da una compagnia di “servizi idrici e assistenza in caso di problemi alla rete”.
L’azienda ha specificato che la localizzazione geografica dei veicoli utilizzati per gli interventi si rendeva necessaria per molteplici fini, quali l’ottimizzazione delle richieste di intervento o delle emergenze, la tutela del patrimonio aziendale, il calcolo del tempo di lavoro effettivo, l’innalzamento delle condizioni di sicurezza sul lavoro dei dipendenti, la corretta manutenzione dei veicoli, la gestione di eventuali incidenti stradali o di sanzioni subite per violazioni del codice della strada.
L’Autorità ha riconosciuto il legittimo interesse della società a rilevare la posizione dei propri mezzi per i numerosi scopi indicati, sottolineando l’esigenza di garantire il pieno rispetto della privacy dei lavoratori. In particolare, secondo il Garante, stante la possibilità di controllare a distanza l’attività dei medesimi, il sistema proposto può essere legittimamente attivato solo dopo aver siglato un apposito accordo con le rappresentanze sindacali o, in sua assenza, previa autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro.
Inoltre, l’Autorità precisa che dovranno essere “attentamente definite le modalità di raccolta, di elaborazione e di conservazione dei dati di geolocalizzazione e degli altri dati personali, differenziando le tutele in base alla singola finalità perseguita”. Nello specifico:
- “se la società intende avvalersi del sistema di localizzazione per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, potrà conservare i dati necessari per cinque anni.
- I dati da utilizzare in caso di contestazione di violazione amministrativa con modalità non immediata, invece, potranno essere conservati al massimo per 90 giorni, ovvero il tempo previsto dalla normativa per notificare un eventuale verbale di contestazione.
- Al termine del periodo individuato, i dati personali raccolti dovranno essere automaticamente cancellati o anonimizzati.
- Deve essere inoltre escluso il monitoraggio dei tracciati percorsi, salvo il possibile trattamento dei relativi dati in forma aggregata o anonima per finalità statistiche e di programmazione del lavoro.
- Dovranno essere adottate anche precise misure di sicurezza e l’accesso ai dati trattati dovrà essere consentito al solo personale incaricato, definendo per i dati di geolocalizzazione appositi profili autorizzativi individuali per ogni singolo utente.
- La società potrà comunque avviare il trattamento delle informazioni sulla posizione geografica dei veicoli di lavoro solo dopo aver effettuato la notificazione al Garante e aver fornito un’informativa completa ai dipendenti”.